Oggetti personalizzati HubSpot: quando servono davvero e quando no

Gli oggetti personalizzati sono potenti e facilissimi da abusare. La scelta sbagliata crea un modello dati che il team abbandona silenziosamente.

Il test

Create un oggetto custom quando l'entità ha tutte e quattro queste caratteristiche: ha un ciclo di vita proprio, può collegarsi a molti contatti o aziende, richiede proprietà e reportistica dedicate ed esiste indipendentemente da un singolo ciclo di vendita.

Se una di queste manca, in genere la risposta corretta è una proprietà, una riga di prodotto o una seconda pipeline.

Buoni candidati

• Costruzioni e ingegneria: progetto o gara — molti contatti, milestone proprie, analisi del margine per progetto.
• Logistica: spedizione o nave — eventi ricorrenti legati a un cliente, con proprietà operative.
• Aviazione e travel: aeromobile o itinerario — ciclo di vita lungo, molti stakeholder.
• Immobiliare: immobile o unità — inventario che sopravvive alla singola trattativa.
• eCommerce e abbonamenti: abbonamento o periodo contrattuale — reportistica sui rinnovi indipendente dall'ordine iniziale.

Cattivi candidati

• Un preventivo: usate trattative e righe di prodotto.
• Una riunione o un sopralluogo: usate le attività.
• Una variante di prodotto: usate il catalogo prodotti.
• Una fase di un processo esistente: usate una fase di pipeline o una proprietà.
• Qualsiasi cosa creata una volta, compilata a mano e mai analizzata.

Regole di design che lo mantengono utile

Definite le associazioni prima delle proprietà. Tenete basso il numero di proprietà e fate in modo che ognuna sia obbligatoria o analizzabile: i campi a testo libero opzionali sono il cimitero degli oggetti custom. Stabilite la convenzione di denominazione dei record, così sono cercabili da una persona.

Automazioni e permessi

Gli oggetti custom possono attivare workflow ed essere aggiornati da essi: usatelo per tenere lo stato operativo allineato alla realtà commerciale. Impostate i permessi per team in modo esplicito, soprattutto se l'oggetto contiene dati commerciali o riservati.

Reportistica dal primo giorno

Costruite almeno due report prima del rollout: uno operativo (distribuzione degli stati, ageing) e uno commerciale (ricavo o margine per record). Se nessuno dei due è possibile, quell'oggetto non serviva.