UpValue: un unico CRM HubSpot per outreach, attivazione della piattaforma e formazione scientifica.

UpValue e Infarma operano nel marketing farmaceutico e costruiscono percorsi di engagement con medici e nutrizionisti. Serviva un'implementazione completa di HubSpot per CRM, outreach a freddo, attivazione della piattaforma e formazione scientifica ricorrente.

Ogni rappresentante commerciale doveva accedere ai propri contatti, trattative e attività, con un set di permessi condiviso pronto per i nuovi inserimenti e una casella email individuale con numero WhatsApp collegato. Niente poteva restare in fogli di calcolo personali o caselle private.

Anche lo storico delle interazioni richiedeva attenzione: i record precedenti erano condivisi tra più persone, quindi la prima importazione collegava una singola interazione a diversi contatti, e ogni modifica si rifletteva su tutti.

1. 01Struttura dell'account: abbiamo creato un oggetto prodotto personalizzato associabile ai contatti, viste condivise standardizzate per contatti, trattative, aziende e gli altri oggetti, e configurato ogni utente con accesso ai propri record. Il set di permessi SET HEALTH SPECIALIST si applica a ogni nuovo inserimento commerciale, e ogni venditore ha la propria casella email con numero WhatsApp collegato.
2. 02Outreach a freddo: quando un venditore imposta lo stato del contatto su Pronto per Contatto, il workflow parte dopo due minuti di ritardo, che lasciano il tempo di annullare la modifica, e crea attività di email, telefono e WhatsApp nella coda Cold outreach. I contatti escono dal workflow quando viene creata una trattativa, possono essere reinseriti e passano in un segmento se completano l'outreach senza rispondere. Dopo cinque giorni il workflow verifica ogni attività: se non è completata, le successive non vengono create e il responsabile riceve una notifica.
3. 03Attivazione della piattaforma: una call pianificata diventa una trattativa, una call mancata crea un'attività di riprogrammazione con scadenza di un giorno, una call completata crea l'attività per inviare l'invito alla registrazione. L'iscrizione viene confermata tramite un file caricato dal responsabile aziendale; quando la proprietà Iscritto a Piattaforma viene impostata su sì, la trattativa di attivazione passa alla fase registrata e viene creata la trattativa ISF in Pronti per la lavorazione. Le modifiche a quella proprietà sono riservate ai Super Admin.
4. 04Formazione scientifica (ISF): ogni percorso è una trattativa a sé, quindi un contatto può seguire più aree di prodotto in parallelo. La pipeline va dalla prima videocall all'invio dei campioni, alla conferma di ricezione con follow-up WhatsApp dopo dieci giorni, alla seconda videocall dopo circa un mese e mezzo e alla call di feedback due settimane dopo, con fasi distinte per call mancata e call completata.
5. 05Migrazione dei dati: abbiamo corretto l'importazione delle interazioni creando un record per persona per ogni interazione, così un file con 20.000 interazioni diventa 20.000 record individuali. I contatti vengono abbinati tramite l'email principale con import solo in aggiornamento, e le modifiche in blocco si gestiscono esportando i record con i loro ID e reimportandoli sull'ID del record interazione.

• Un unico account HubSpot che copre CRM, outreach, attivazione della piattaforma e formazione scientifica per UpValue e Infarma.
• Tre pipeline con automazioni dedicate: outreach a freddo, attivazione della piattaforma e formazione scientifica ISF.
• Un oggetto prodotto personalizzato e viste condivise standardizzate su contatti, trattative e aziende.
• Set di permessi SET HEALTH SPECIALIST pronto per ogni nuovo venditore, ciascuno con la propria casella email e il proprio numero WhatsApp.
• 20.000 interazioni importate come record individuali, uno per persona, al posto di record condivisi.