Uno studio notarile milanese che gestisce ogni atto da HubSpot.

ACTO, guidato dal notaio Franco, segue compravendite, atti societari e successioni per privati, agenzie e banche.

Le richieste arrivavano per telefono ed email. Documenti mancanti, date di stipula e responsabile di ogni pratica dipendevano dalla memoria dello staff e da cartelle condivise.

Una telefonata successiva poteva arrivare a un collega diverso, che doveva recuperare lo scambio precedente prima di rispondere. Indicazioni, domande aperte e impegni presi erano difficili da consultare insieme, soprattutto quando più persone lavoravano sulla stessa pratica.

Serviva inoltre distinguere una prima richiesta da una pratica pronta a procedere. Senza una prossima attività registrata, una richiesta in attesa di chiarimenti o documenti poteva restare sospesa senza un promemoria chiaro per il responsabile.

1. 01CRM HubSpot con una pipeline per tipo di atto e fasi che seguono il vero flusso notarile.
2. 02Checklist dei documenti e promemoria automatici ai clienti per la documentazione mancante.
3. 03Schede per agenzie e banche che segnalano clienti, con report sui volumi per fonte.
4. 04La scheda cliente riunisce appunti operativi, fase corrente e prossima attività, così lo staff vede cosa è già stato richiesto prima di ricontattare il cliente. Il lavoro mantiene continuità anche quando un collega risponde alla telefonata o prende in carico la pratica.
5. 05Il follow-up riguarda ciò che manca davvero: un chiarimento, un documento o la conferma del prossimo passaggio. Le relazioni con chi segnala il cliente restano visibili insieme alla richiesta, facilitando il coordinamento con agenzie e banche coinvolte.

• Ogni pratica con fase, responsabile e data di stipula chiari.
• Meno telefonate per sollecitare documenti.
• Visione chiara di quali partner portano lavoro allo studio.
• Scambi precedenti e attività in sospeso visibili al collega che segue la richiesta.