Onboarding HubSpot: le tempistiche reali settimana per settimana

La maggior parte delle implementazioni HubSpot non fallisce per il software, ma per l'ordine delle attività. Questo è il calendario che usiamo sui progetti reali.

Settimana 1 — Discovery e mappatura dei processi

Documentiamo come nasce il fatturato oggi: fonti di domanda, chi tocca una trattativa, dove stanno i dati, quali report servono alla direzione. L'output è una mappa dei processi scritta e un modello dati target: oggetti, lifecycle stage, pipeline e proprietà obbligatorie.

Settimana 2 — Audit dei dati e piano di pulizia

Esportiamo tutte le fonti attuali (fogli di calcolo, CRM legacy, casella email, eCommerce). Deduplica, normalizzazione di Paesi e numeri di telefono, e decisione su cosa non migrare. Dati sporchi importati il primo giorno diventano sfiducia al trentesimo.

Settimana 3 — Configurazione

Pipeline e fasi con criteri di uscita chiari, proprietà personalizzate, eventuali oggetti custom, team e permessi, dominio di invio email con SPF, DKIM e DMARC, form e automazioni di lifecycle.

Settimana 4 — Migrazione e integrazioni

Import a fasi: prima aziende, poi contatti, poi trattative, poi attività. Colleghiamo i sistemi che contano: sito, eCommerce, ERP, calendari, WhatsApp o centralino. Dopo ogni caricamento verifichiamo conteggi e associazioni.

Settimana 5 — Reportistica e formazione

Costruiamo le dashboard che la direzione aprirà ogni settimana: pipeline per fase, conversione per fonte, velocità, forecast. Poi formazione per ruolo: i commerciali vedono la loro giornata, i manager la loro review, il marketing l'attribuzione.

Settimana 6 — Go-live

Congelamento dei tool legacy, passaggio della raccolta lead su HubSpot, check-in giornalieri nella prima settimana. Ciò che si rompe alla sesta settimana costa poco; lo stesso problema al sesto mese no.

I primi 30 giorni dopo il go-live

Misuriamo l'adozione, non le opinioni: attività registrate, trattative nelle fasi corrette, form che arrivano al titolare giusto. Le automazioni si affinano ogni settimana.

Aspettative realistiche

Un rollout PMI focalizzato richiede sei-otto settimane. Progetti multi-entità, multi-valuta o collegati all'ERP richiedono dieci-sedici settimane. Chi promette due settimane sta saltando discovery, migrazione o formazione.