Migrazione dati CRM: best practice per un avvio pulito

La migrazione a un nuovo CRM è l''occasione per fare pulizia, non solo per spostare scatole. Molte aziende falliscono non perché lo strumento è sbagliato, ma perché i dati importati erano obsoleti, duplicati o non strutturati.

Questa guida copre la migrazione che eseguiamo prima di ogni go-live HubSpot.

Fare audit prima dell''export

Elenca tutte le fonti: fogli di calcolo, vecchio CRM, liste email, scanner eventi ed export contabili. Decidi cosa è ancora accurato. Un contatto non toccato da tre anni di solito non vale la pena migrare.

Definire un owner per ogni oggetto

Contatti, aziende e deal hanno bisogno di un owner univoco nel team. Se due persone detengono pezzi diversi dello stesso account, scegli chi diventa owner CRM e chi viene aggiunto come follower.

Pulire con regole, non a occhio

Usa formule o script per:

• Rimuovere spazi iniziali/finali e standardizzare nomi paese.
• Unire email e numeri di telefono duplicati.
• Validare il formato email prima dell''import.
• Normalizzare ragioni sociali ("Acme Srl", "Acme S.r.l.", "ACME" diventano un unico record).

Mappare i campi prima dell''import

Ogni colonna sorgente deve mappare su una proprietà HubSpot. Se un campo non ha una casa, crea una proprietà custom o eliminalo. Importare dati "tanto per" crea rumore.

Migrare a ondate

Inizia dalle aziende, poi contatti, deal e infine attività. Questo ordine preserva le associazioni e rende più facile individuare errori a ogni livello.

Validare con un campione

Importa prima 50 record. Controlla associazioni, valori proprietà e report. Correggi il processo, poi importa il resto.

Una migrazione pulita rende il CRM affidabile dal primo giorno. La fiducia è ciò che guida l''adozione.