CRM per agenzie di recruiting e staffing: candidati e clienti in un unico sistema

Un'agenzia di selezione gestisce due business contemporaneamente: vendere mandati ai clienti e far avanzare i candidati nei processi. Il primo finisce in Excel, il secondo in un ATS, e poi manca visibilità sui margini. Un CRM risolve la parte commerciale, a condizione di tenere separate le due pipeline.

Due pipeline, un solo database

Non forzare i candidati nella pipeline delle trattative. La struttura corretta è:

• Pipeline cliente (deal): esigenza qualificata → job brief firmato → shortlist inviata → colloqui → inserimento → fatturato
• Pipeline candidati (oggetto personalizzato o pipeline separata): individuato → screening → presentato → in colloquio → offerta → inserito
• Schede azienda: hiring manager, fee concordate, esclusiva, termini di pagamento, clausole di rimborso

Collegare il candidato al deal del cliente è ciò che rende possibile la reportistica reale: rapporto presentazioni/colloqui per cliente, tempo di shortlist per recruiter, fill rate per settore.

Le metriche che contano

1. Tempo dal brief alla prima shortlist (il numero su cui il cliente ti giudica)
2. Presentazioni per inserimento, per consulente e per settore
3. Fee e margine medio per inserimento, rimborsi inclusi
4. Tasso di riacquisto dei clienti, il miglior indicatore del trimestre successivo
5. Mandati fermi: posizioni aperte senza attività da 14 giorni

Automazioni da costruire per prime

• Form di intake del brief che crea il deal con fee e scadenza obbligatorie
• Promemoria automatico se un candidato presentato non riceve feedback entro 3 giorni
• Fase "inserimento" che attiva il passaggio alla fatturazione con fee, data di inizio e periodo di garanzia
• Sequenza di ricontatto a 6 e 12 mesi per i candidati già inseriti
• Vista di capacità per consulente: mandati aperti pesati per fase

Compliance e igiene del dato

I dati di recruiting sono sensibili. Rendi espliciti consenso GDPR, conservazione dei CV e cancellazione: un campo sulla base giuridica nella scheda candidato, revisione automatica della retention dopo 24 mesi, accesso limitato a note e dati retributivi.

Serve ancora un ATS?

Se fai più di una ventina di inserimenti al mese con forte volume di sourcing, mantieni un ATS dedicato e integralo. Sotto quella soglia, un CRM ben modellato con oggetto candidato sostituisce entrambi gli strumenti ed elimina il problema della sincronizzazione.

FAQ

HubSpot gestisce correttamente le schede candidato?

Sì, con oggetti personalizzati dotati di proprietà, associazioni e pipeline proprie, comprese automazioni di fase e report affiancati alle trattative.

Quanto dura un'implementazione per un'agenzia?

Di norma da quattro a sei settimane: modello dati e migrazione, due pipeline, form di intake, passaggio alla fatturazione e dashboard per consulente.

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